Para aprovechar al máximo el potencial de una solución CRM es necesario utilizarla de forma adecuada. Generalmente estas soluciones se emplean de manera independiente, es decir, sin estar conectadas a otras aplicaciones (por ejemplo sistemas de gestión) y en muchos casos están infrautilizadas por parte de los diferentes departamentos de la empresa (ventas, marketing, finanzas, administración, servicio de atención al cliente, etc.)