Halcourier es una empresa especializada en el transporte urgente de documentación y pequeña paqueteria. Su área de negocio es todo el territorio español y tiene 17 centros en Cataluña. Sus principales clientes se encuentran en el entorno profesional, agencias de publicidad, bufetes de abogados, notarías, y en los sectores de la construcción, telecomunicaciones, laboratorios, mutualidades…

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Desafío:

Halcourier disponía de distintas herramientas de gestión, producción, facturación, contabilidad, reclamaciones, aseguranzas. Sus necesidades pasaban por la implantación de una herramienta para apoyar su departamento comercial en la gestión diaria y en el cumplimiento de sus objetivos. Uno de los requisitos era ayudar a sus comerciales a realizar el seguimiento de los clientes potenciales actuales con la finalidad de detectar oportunidades y aplicar la estrategia marcada por la dirección de la empresa. Otro requisito era tener la información de los diferentes sistemas centralizada en una única herramienta de trabajo. De esta manera todos los departamentos de la empresa tendrían acceso a la misma información desde una única aplicación, facilitando la atención al cliente por parte de todos los departamentos de la empresa (comercial, reclamaciones, …).

Solución:

Después de estudiar los requisitos de una solución CRM, se propuso su implantación para 40 usuarios y la herramienta de integración para la sincronización de datos entre los diferentes sistemas. La flexibilidad de esta herramienta encajaba perfectamente con los objetivos de Halcourier, ya que se adaptaba a los procesos de sus comerciales, y permitía hacer los desarrollos necesarios para centralizar la información de los diferentes sistemas. Información que ha de tener el CRM: Clientes potenciales, clientes, contactos, visitas y llamadas, envíos nacionales y servicios locales, estado de los envíos / tracking, recogidas, aseguranzas, incidencias en los envíos, datos de facturación. Se hizo una importación inicial mediante una herramienta de integración. Se implementaron diferentes interfases para hacer importaciones diarias de los datos de los otros sistemas. Por otro lado, la herramienta también les permitía realizar segmentaciones de los datos, generación de informes, creación de encuestas de satisfacción para clientes, etc. Se adaptó el módulo de incidencias a sus necesidades, añadiendo información de los envíos, de las aseguranzas, etc. Para garantizar el éxito del proyecto, fue de vital importancia transmitir a los usuarios de los diferentes departamentos el beneficio de introducir herramientas de trabajo basadas en las nuevas tecnologías en su actividad diaria.

Resultados en Halcourier:

Actualmente Halcourier ha conseguido centralizar la información de clientes / potenciales, facturación, contabilidad, incidencias y tenerla totalmente consolidada y actualizada. Esto les permitió hacer un seguimiento constante de las acciones realizadas con cada cliente y gestionar sus agendas de actividades con facilidad. La automatización de los procesos de venta les facilita el seguimiento de sus clientes potenciales. La herramienta de gestión de reclamaciones los posibilitó atender y resolver más eficazmente las reclamaciones que reciben de sus clientes, así como optimizar los tiempos de gestión y resolución de las mismas. De la misma manera han visto reducido de forma considerable el tiempo dedicado a la realización de informes y otras herramientas de oficina. Actualmente tienen la posibilidad de realizar un seguimiento de los clientes mediante encuestas de satisfacción.